Инструкция по делопроизводству


Инструкция по делопроизводству - стр. 44


      17.4. Описи дел составляются в установленной форме в трех экземплярах.

 

18. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ.

    18.1. С момента заведения и до передачи в архив университета дела хранятся по месту их формирования. В этот период ответственность за сохранность документов и дел несут работники, отвечающие за делопроизводство и руководители структурных подразделений. 

    Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

    На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

    18.2. Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения ректора (проректора) университета. На выданное дело заводится карточка – заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

    Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора (проректора) с обязательным оставлением  в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

    Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:

    1 месяц  – для работников структурных подразделений;

    3 месяца – для работников  сторонних организаций;

    до прекращения дела или вынесения судебного решения – органам суда и прокуратуры.

    Состояние дел, возвращаемых в структурное подразделение или архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

    При обнаружении недостачи отдельных листов или повреждения дел, для привлечения виновных к ответственности составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывается виновной стороной, руководителем структурного подразделения (или архива), и утверждается ректором университета.

 

19. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ.

    19.1.Для обеспечения сохранности документов в высшем учебном заведении создается архив вуза.




- Начало -  - Назад -  - Вперед -