Инструкция по делопроизводству


Инструкция по делопроизводству - стр. 43


    17.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела  временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

      Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приложение 31).

      17.2. В структурных подразделениях университета  описи составляются ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, при методическом руководстве работников архива университета. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений. 

    По этим описям документы сдаются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел университета, которую готовит архив, и по которой он передает дела на постоянное государственное хранение.

      17.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:                      

      - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел университета;

      - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

      - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

      - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами  «То же», при этом другие сведения о делах  вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

      - графа описи «Примечание» используется для  отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.




- Начало -  - Назад -  - Вперед -