Инструкция по делопроизводству


Инструкция по делопроизводству - стр. 39


 

14. ФОРМИРОВАНИЕ  ДЕЛ.

    14.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

      Дела в университете формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство, назначенными приказом ректора. Структурные подразделения формируют в дела документы в соответствии с профилем своего подразделения.

      Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет общий отдел и архив университета.

      14.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

      - помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дел,

      - помещать в дело только исполненные документы одного календарного или учебного года (исключение составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы или учёбы данного лица в университете), надлежащим образом  оформленные документы по разрешению одного вопроса,

      - документы постоянного и временного срока хранения формировать раздельно,

      - в дело не помещать документы, подлежащие возврату, а также черновики, лишние экземпляры, металлические скрепки,

      - каждое дело должно быть не толще 35-40 мм и содержать не более 250 листов, если документов в деле больше 250 листов, то формируется несколько томов с самостоятельной нумерацией в каждом томе,

      - документы внутри дела должны располагаться последовательно, освещая определённые вопросы. Приложения независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к тем  документам, к которым они относятся; приложения большого объёма следует группировать в отдельные дела.

      14.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка « В дело №…», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

      14.4. Документы внутри дела располагают в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопросов, документы по которым входят в данные дела.




- Начало -  - Назад -  - Вперед -