Инструкция по делопроизводству


Инструкция по делопроизводству - стр. 33


внутренние документы - приказы, распоряжения.

    Регистрация производится в журналах или компьютере в общем отделе.

    Протоколы совещаний, проводимых ректором, проректорами университета, регистрируются и хранятся  Учёным секретарём университета.

    Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.

   

8.2. Индексация документов.

    Каждому структурному подразделению университета присваиваются цифровые индексы (приложение 33).

    Исходящим номером отправляемого документа является цифровой номер (индекс) структурного подразделения, которое отправляет письмо, номер журнала, в котором регистрируется исходящая почта и порядковый номер  регистрации письма по этому журналу в течение текущего года. Например:

    Приемная комиссия имеет цифровой индекс 11, журнал регистрации 3, порядковый номер регистрации письма по журналу №  3 – 528 и дата регистрации:   № 11 – 3/ 528    от 15.04.2004.

    Делопроизводитель общего отдела проверяет правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера регистрации, адреса, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителей, № телефона и др.), регистрирует второй экземпляр и вносит необходимые записи в журнал.

    Исходящие факсы оформленные на бланке письма, отправляются в узле компьютерной связи университета по разрешению ректора или проректора с оформлением бланка-заявки.

 

9. ПОСТРОЕНИЕ СПРАВОЧНОГО АППАРАТА.

    9.1. В общем отделе и структурных подразделениях университета справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции или учет на персональных компьютерах

    Справочные журналы заводятся на документы, поступившие на имя ректора, проректоров или в адрес Пермского государственного университета.

    9.2. Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов, реестры, квитанции или учет на ПК.

 

10. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ.




- Начало -  - Назад -  - Вперед -