Инструкция по делопроизводству


Инструкция по делопроизводству - стр. 30


Снятие с контроля зарегистрированных документов в общем отделе производят работники общего отдела путём проставления в журнале регистрации номера и даты письма-ответа (или переносят РКК из контрольной картотеки в справочную), а в структурном подразделении - лицо, ответственное за делопроизводство подшивает исполненный документ в дело.

    Снять документ с контроля может только должностное лицо, которое поставило его на контроль, или ректор.

 

 

6. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ.

    6.1. Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и сортируется работником общего отдела. Проверяется целостность конвертов, упаковки бандеролей и правильность адресования.

    Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

    6.2. Документы сортируются на нерегистрируемые (приложение 23) и регистрируемые.

    Цель регистрации документов:

    - обеспечить их учет,

    - контроль,

   -  быстрый поиск.

     Регистрация документа включает:

    - проставление даты, регистрационного номера,

    - запись краткого содержания документа.

    Главное назначение регистрации документов:

    - придание им юридической силы,

    - подтверждения факта их поступления,

    - создание регистрационно-справочного аппарата.

        6.3. Документы, поступившие в адрес университета на имя ректора, проректоров, главного бухгалтера вскрываются (если на конверте не указано «Лично в руки») работником общего отдела. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется правильность адресования и наличие вложенных документов.

    При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также  несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в 2-х экземплярах, один экземпляр акта прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

    Конверты сохраняются в том случае, если:

    -  адрес указан только на конверте,

    -  дата документа и дата его  отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени,




- Начало -  - Назад -  - Вперед -