Инструкция по делопроизводству


Инструкция по делопроизводству - стр. 21


    а) письма, требующие письма – ответа;

    б) письма, не требующие письма – ответа.

    В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа.  Письмо должно быть кратким, чётким, тщательно отредактированным, составленным, как правило, по одному вопросу, объёмом не более двух страниц.

Письмо состоит из следующих основных частей:

    - обращение,

    - вступление,

    - основное содержание,

    - заключение.

    При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:

«Уважаемый Сергей Петрович!»;    «Господин Титов!»; 

«Уважаемый господин Титов!»;        «Сергей Петрович!»

    При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний,  фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием  должности без фамилии: «Господин Президент».

    Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ.

Основное содержание письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, отказов, напоминаний и т.п.

    Для составления служебных писем от имени университета используется бланк письма университета формата А4 (приложение 5), а от имени и в пределах их компетенции - бланки структурных подразделений. Письма от имени университета подписывает ректор (проректор) или по поручению ректора – руководитель структурного подразделения. Письма от имени факультета и иных структурных подразделений – подписывает декан, руководитель структурного подразделения.

    Все служебные письма подписанные ректором (проректором), регистрируются в общем отделе в журнале “Исходящая почта” и им присваивается номер, состоящий из индекса  подразделения, подготовившего письмо, номера журнала (3) и порядкового номера по журналу.




- Начало -  - Назад -  - Вперед -